Chi è e cosa fa un Fleet Manager

Il fleet manager è una figura che si sta sempre più diffondendo presso le agenzie di espressi, alla luce della complessità crescente che sta caratterizzando gli ultimi anni. Si tratta di un professionista che svolge, sostanzialmente, il ruolo di responsabile della flotta aziendale.

In un mercato dove le normative appaiono sempre più stringenti e sussiste la necessità di bilanciare costi e attenzione alla sostenibilità, tutto questo garantendo standard superiori di rapidità e precisione, il fleet manager si trova a coniugare visione strategica, competenze tecniche e una spiccata capacità di coordinamento delle risorse.

Se fino a non molti anni fa la sua presenza era richiesta principalmente dalle grandi realtà industriali, oggi non è più così: è presente anche presso le aziende della logistica di ultimo miglio, incluse quelle di grandezza medio-piccola.

L’evoluzione che sta caratterizzando il digitale sta rendendo questa figura ancora più rilevante: esistono infatti, a disposizione del fleet manager, dei software con funzionalità dedicate. AlveApp di Wondersys è uno dei più innovativi e oggi analizziamo perché. Prima però vediamo, a proposito del fleet manager, cosa fa esattamente.

Chi è il fleet manager? Perché è una figura chiave della logistica

Il fleet manager, nel suo significato più letterale – e dunque nella traduzione italiana del termine – è “colui che si occupa della gestione della flotta”, ovvero del parco mezzi utilizzato da un’organizzazione per le proprie attività operative. 

In realtà, dietro l’espressione di origine anglosassone ci sono aspetti che vanno oltre la semplice organizzazione. Parliamo infatti di un ruolo strategico che si colloca a metà strada tra logistica, HR, amministrazione e operation management.

La sua importanza è cresciuta parallelamente alla complessità del settore. 

Le responsabilità del fleet manager includono aspetti come il controllo dei mezzi, la sicurezza dei veicoli (e di chi li utilizza), la conformità normativa, la riduzione dei costi di esercizio, la gestione delle attività dei driver e le analisi delle performance.

Per svolgere al meglio il proprio ruolo, il fleet manager ha necessità di adottare strumenti digitali che consentano di monitorare l’intero ecosistema in tempo reale, evitando sprechi, inefficienze e attività manuali difficili da mantenere su larga scala.

Provate a immaginare come sarebbe utilizzando dei software basilari come Word oppure Excel, o peggio ancora dei fogli cartacei…

Fleet manager: cosa fa, tra attività e responsabilità

Chi opera nel fleet management si trova a conseguire un insieme di attività operative e di decision making che influenzano in modo diretto la qualità dei servizi logistici e la produttività dell’azienda. 

Vediamo, alla luce di ciò, quali sono le responsabilità e i compiti più rilevanti del fleet manager, lato pratico.

Gestione e organizzazione del parco mezzi

La prima responsabilità del fleet manager è garantire che ogni mezzo sia pronto per l’utilizzo, risultando in regola e perfettamente funzionante. La gestione comprende il controllo della documentazione (libretti, assicurazioni, revisioni) e la pianificazione delle scadenze tecniche.

Ciò comporta di dover tenere sotto controllo una mole considerevole di informazioni in costante aggiornamento che, senza strumenti dedicati, rischiano letteralmente di disperdersi tra fogli Excel, chat e documenti cartacei. 

Avere una panoramica accurata sulla disponibilità dei mezzi permette inoltre di prendere decisioni rapide su questioni come sostituzioni, noleggi e manutenzioni straordinarie, evitando blocchi operativi e ritardi.

Coordinamento dei driver e gestione dei turni di lavoro

Il fleet manager ha tra le sue mansioni l’assegnazione dei mezzi agli autisti e il monitoraggio di eventuali variazioni dovute a imprevisti operativi, oltre che la gestione dei turni di lavoro, in alcuni casi.

Una parte rilevante del lavoro consiste nel mantenere una certa continuità nell’assegnazione dei veicoli, facilitando il monitoraggio delle condizioni dei mezzi e riducendo il rischio di usura irregolare.

Questo tipo di compiti richiede comunicazioni tempestive, chiare e soprattutto tracciate, così da evitare i fraintendimenti tipici di una gestione distribuita su più sedi o più team.

Sicurezza, manutenzione e gestione delle criticità

Tra le attività centrali del fleet management si annoverano la segnalazione dei problemi, l’analisi delle anomalie registrate dai driver e la pianificazione di interventi tecnici.

Il responsabile della flotta aziendale deve garantire non solo che ogni mezzo sia sicuro ma anche conforme alle normative, prevenendo i possibili guasti e riducendo le situazioni di rischio per autisti e merci trasportate.

In questa fase è fondamentale disporre di dati affidabili conferiti dagli autisti come foto, note, chilometraggio, livelli carburante, anomalie osservate durante il turno. Tutto ciò confluisce in un quadro che permette di attuare decisioni rapide e una collaborazione proficua con il reparto manutenzione.

Analisi dei costi e performance della flotta

Questa parte del lavoro riguarda l’interpretazione dei dati operativi nell’ottica di ridurre i consumi, ottimizzare le rotte e limitare il costo totale di gestione. Tra le attività quotidiane rientrano quelle che seguono:

• controllo dei consumi di carburante;
• valutazione dell’usura dei mezzi;
• analisi dei percorsi più efficienti;
• ottimizzazione generale delle risorse impiegate.

La capacità di analisi rappresenta quindi una delle competenze più richieste nel fleet management, soprattutto in contesti dove il livello di competitività è importante.

Come la digitalizzazione sta cambiando il lavoro del fleet manager

La digital transformation sta rivoluzionando il settore della mobilità aziendale, introducendo strumenti che permettono di integrare dati, automatizzare flussi e monitorare processi prima difficili da gestire.

Oggi un fleet manager lavora con dashboard, algoritmi di assegnazione, report generati in maniera automatica, sistemi di tracciamento e applicazioni mobile che raccolgono informazioni in tempo reale.

Sostanzialmente, la digitalizzazione ha portato tre cambiamenti principali:

• più trasparenza: ogni aspetto viene registrato e tracciato;
• più prevenzione: gli alert permettono di anticipare problemi e scadenze;
• più efficienza: le attività manuali vengono sostituite da processi automatizzati.

Il risultato, per il responsabile della flotta aziendale, è una vision più strategica, complice la possibilità di accedere a dati affidabili e che offrono un quadro esaustivo sotto tutti i punti di vista, a livello sia micro che macro.

Tutti fattori che il fleet manager, utilizzando un software dedicato come AlveApp, riesce a ottimizzare. Vediamo perché.

Le funzionalità di AlveApp per i fleet manager

Le attività del fleet manager trovano in AlveApp un supporto concreto grazie a moduli pensati per semplificare la gestione quotidiana e fornire un quadro chiaro dell’intera flotta. Ecco le funzionalità pensate da Wondersys per questa figura così centrale nelle aziende della logistica di ultimo miglio.

Anagrafica mezzi

Questa funzionalità consente di tenere una lista dei mezzi che include le caratteristiche di ciascun veicolo, con tag personalizzati, utili per favorire la ricerca.

Dashboard dei mezzi

Questa soluzione dà modo di definire la disponibilità (o meno) di un mezzo. Ciò permette al fleet manager di tenere sotto controllo il parco mezzi, avendo un’idea generale esaustiva della situazione in essere;

Gestione scadenze

Con AlveApp è possibile monitorare da pc tutte le scadenze associate ai veicoli come revisioni, assicurazioni, tagliandi e altri adempimenti. Il sistema invia notifiche automatiche via e-mail quando si avvicina la data prevista, riducendo il rischio di dimenticanze e ritardi.

Caricamento file del mezzo

Ogni veicolo dispone di uno spazio digitale in cui archiviare documenti utili quali libretto, assicurazione, certificazioni e file tecnici. Una soluzione che agevola la consultazione da parte del backoffice e consente una gestione documentale ordinata e centralizzata.

Assegnazione del mezzo al driver in turno

Grazie a un algoritmo dedicato, AlveApp assegna automaticamente un mezzo al driver in base al turno inserito. È possibile apportare delle modifiche manualmente, mantenendo, quando possibile, la continuità nell’uso dello stesso veicolo. È prevista anche la possibilità di impostare un mezzo predefinito per specifici driver.

Gestione dei giornali di bordo

Il driver può compilare un report sullo stato del mezzo nelle diverse fasi della giornata lavorativa, includendo fino a 10 foto, chilometraggio, carburante e altre informazioni. Il diario può comprendere anche la registrazione dei rifornimenti, favorendo una rendicontazione dei rifornimenti.

Manutenzione interna

Tramite l’app, il driver può segnalare anomalie o danni rilevati sul veicolo, allegando descrizioni e fotografie. La segnalazione è visualizzabile in tempo reale dai manutentori, che possono valutarla e intervenire con maggiore rapidità, ottemperando le misure necessarie di manutenzione interna.

Gestione delle segnalazioni

Il backoffice può visualizzare tutte le segnalazioni ricevute, assegnarle ai manutentori e monitorarne lo stato di avanzamento. Ogni manutentore dispone sul proprio smartphone solo delle richieste a lui destinate, mentre il sistema conserva uno storico completo consultabile anche nella pagina del singolo mezzo.

Monitoraggio dei mezzi (con beacon)

Tramite l’installazione di dispositivi Bluetooth sui veicoli, è possibile tracciare gli spostamenti in tempo reale e ricostruire i percorsi effettuati nella modalità “storico”. La posizione viene rilevata dal telefono del driver, che avvia automaticamente il tracciamento quando si trova nei pressi del beacon e lo interrompe al termine del turno o quando si allontana dal mezzo.

Logbook Explorer (in arrivo)

Questa funzione, basata sull’intelligenza artificiale, offrirà una visualizzazione cronologica delle foto caricate dai driver nel giornale di bordo e individuerà in automatico eventuali danni o anomalie. Lo strumento permetterà di velocizzare i controlli e di avere una ricostruzione chiara dello stato del mezzo nel tempo.

Nota finale

La gestione di una flotta aziendale è fatta di equilibri tra più aspetti, ognuno complesso, ognuno a suo modo delicato. Per il fleet manager lavorare con strumenti digitali affidabili rappresenta una condizione necessaria per ottimizzare efficienza e sicurezza.

Modernizzare questi processi significa semplificare il lavoro quotidiano e rendere l’intera struttura più reattiva: è in questa direzione che si inseriscono soluzioni come AlveApp, pensate per supportare a 360° chi opera nella logistica di ultimo miglio.

Ti piacerebbe scoprire qualcosa di più sulle soluzioni di AlveApp per i fleet manager? Contattaci per ricevere maggiori informazioni. Ci trovi alla mail info@alveapp.it oppure al numero di telefono +39 0586 425860