Pianificazione dei turni di lavoro: perché utilizzare un software aziendale specifico

Una pianificazione dei turni di lavoro all’insegna dell’efficienza è un aspetto fondamentale per qualsiasi realtà della logistica.

Le agenzie di corrieri espressi non fanno eccezione: parliamo infatti di realtà dove i team, nella maggior parte dei casi, sono composti da un ampio numero di persone, a fronte di attività in costante evoluzione.

Basta poco affinché si verifichino ritardi, sovrapposizioni, assenze non coperte, per citare alcune problematiche comuni. Situazioni che tendono a rallentare l’operatività, dando luogo a ripercussioni tanto spiacevoli quanto di difficile gestione.

In questo contesto, AlveApp rappresenta uno strumento innovativo e in grado di assicurare una pianificazione dei turni di lavoro ottimale, per i corrieri espressi, in quanto pensato ad hoc per soddisfarne le necessità operative.

Si tratta infatti di un programma gestionale che permette di automatizzare la calendarizzazione dei turni di lavoro. Tutto questo grazie a funzionalità che danno modo di creare uno schema chiaro, condiviso, aggiornabile in tempo reale e personalizzabile sulla base delle esigenze della singola azienda. Scopriamo insieme come funziona.

Alcune cose da sapere sul lavoro a turni

Quando si parla di turni di lavoro si fa riferimento a una modalità organizzativa molto diffusa nel mondo dei trasporti e della logistica. In questi settori, infatti, l’attività è spesso distribuita su più fasce orarie e necessita di una continuità operativa superiore.

Alla base del lavoro a turni c’è l’alternanza di più gruppi di collaboratori impegnati nello svolgimento della medesima mansione. Il turno può avere una durata variabile, normalmente di 6/8 ore, a fronte di una ripartizione in più fasce lavorative.

Per le aziende della logistica di ultimo miglio non è facile tenere traccia non solo delle turnazioni ma anche di permessi, straordinari e ferie, oltre che dei vari imprevisti che tendono a verificarsi in corso d’opera, come quelli che interessano i mezzi o problemi di salute.

Un programma gestionale come AlveApp si rivela l’ideale per assicurare una copertura completa dei ruoli, automatizzando diversi passaggi e riducendo al minimo errori e incomprensioni. Si dimostra infatti una valida alternativa alle soluzioni tradizionali utilizzate dalle aziende per la pianificazione dei turni di lavoro.

I sistemi standard per la pianificazione dei turni di lavoro

Per realizzare uno schema di turni di lavoro la maggior parte delle aziende si affida oggi a sistemi ormai superati e non sufficienti a garantire l’efficienza necessaria alle agenzie di espressi.

Nella maggior parte dei casi si avvalgono di un programma come Excel, che è un foglio di calcolo, non un software gestionale e dunque predisposto appositamente per la gestione dei turni di lavoro. Per non parlare delle comunicazioni a voce oppure su carta, che è facile si perdano letteralmente nel vuoto.

I limiti principali di Excel sono i seguenti:

i dati vengono inseriti manualmente: è facile intercorrere in errori di trascrizione;
i dati non sono aggiornati in tempo reale e non sono condivisi di per sé tra le figure coinvolte;
Excel non è adatto a una gestione su più sedi o che vede al centro turni dinamici.

In virtù di questi aspetti è facile che si generino confusione, inesattezze, errori e problematiche che poi hanno ripercussioni in termini economici e di tempo sulle agenzie di espressi.

Come funziona la pianificazione dei turni di lavoro con AlveApp

Vediamo ora come funziona la pianificazione dei turni con un software gestionale per i corrieri espressi come AlveApp, ideato per superare i limiti degli strumenti standard come Excel.

Grazie alle sue funzionalità è possibile conseguire, in pochi clic, i seguenti compiti:

creazione personalizzata di turni di lavoro settimanali e giornalieri;
completamento delle rotte previste in base alla disponibilità;
possibilità di integrare i turni con gli altri moduli del gestionale: dalla messaggistica al giornale di bordo passando per la gestione delle buste paga e molto altro ancora. Tutto questo accedendo a un’unica piattaforma;
aggiornamento in tempo reale dei vari moduli, sia su desktop che su mobile;
possibilità di inviare e ricevere notifiche in caso di modifiche da parte di qualsiasi figura del team.

Ora che abbiamo visto cosa è in grado di fare AlveApp non resta che analizzare quali sono in vantaggi di una pianificazione dei turni di lavoro conseguita attraverso le sue funzionalità.

Quali sono i vantaggi

I benefici per le agenzie di espressi che derivano dall’uso di AlveApp sono molteplici. Si tratta in particolare di quelli che seguono:

maggiore efficienza operativa: meno errori e meno tempo impiegato in una gestione manuale;
maggiore trasparenza nella comunicazione senza utilizzare software non protetti o account privati;
migliore capacità di problem solving: i turni si prestano a essere concepiti in modo flessibile, a fronte di un adattamento in tempo reale rispetto alle esigenze dell’azienda;
riduzione del carico amministrativo e ottimizzazione delle risorse: questo grazie a un’efficienza superiore delle operations e a un’integrazione del programma con gli altri presenti in azienda, incluso Excel.

La pianificazione dei turni di lavoro con AlveApp risulta quindi l’ideale per ottimizzare l’efficienza della forza lavoro, in modo intelligente e pratico, adattandosi a 360° alle caratteristiche dell’azienda.

Ti piacerebbe scoprire qualcosa di più su come pianificare i turni di lavoro con AlveApp all’interno della tua agenzia di corrieri espressi? Contattaci alla mail info@alveapp.it oppure al numero di telefono +39 0586 425860: saremo lieti di rispondere a ogni tua domanda.

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