GDPR: cosa dice la normativa e come gestire le comunicazioni interne

Il termine GDPR è l’acronimo di General Data Protection Regulation e sottintende la normativa europea 2016/679 predisposta a tutela dei dati personali, di cui disciplina l’utilizzo da parte di aziende e organizzazioni.

La sua adozione ed entrata in vigore risale al 2016 e ha come prodromo (e fondamento) i principi della direttiva sulla protezione dei dati emanati dall’UE nel 1995 con la Direttiva 95/46/CE; il GDPR è poi entrato in vigore nel 2018 ed ha abrogato, sostituendola, tale direttiva.

Le sue disposizioni riguardano da vicino il mondo del lavoro e, fra l’altro, il modo in cui devono essere gestite le comunicazioni interne, che contengono informazioni su dipendenti, spesso “sensibili” (appartenenti a categorie particolari), quali gli stipendi, l’eventuale appartenenza sindacale, le motivazioni di assenza, talune informazioni relative allo stato di salute, ecc.), oltre ad informazioni più operative, quali turni ed attività da svolgere.

È perciò fondamentale predisporre un flusso di lavoro dove ogni messaggio venga conferito secondo parametri di sicurezza, trasparenza e tracciabilità: un fattore che porta con sé la necessità, anche per le agenzie di espressi, di dotarsi di strumenti adeguati, capaci di coniugare efficienza organizzativa e conformità normativa.

È in questo contesto che si inserisce AlveApp, il gestionale per corrieri espressi sviluppato da Wondersys: una piattaforma pensata per semplificare la gestione quotidiana delle comunicazioni e, al tempo stesso, assicurare il rispetto delle regole sulla privacy.

GDPR: cos’è e perché è stato introdotto a livello comunitario

Il GDPR, in italiano Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, è una normativa tra le più rigorose a livello planetario per la tutela dei dati delle persone fisiche, pur intendendo al contempo agevolare il flusso di tali dati.

Le sue disposizioni valgono per qualsiasi impresa si trovi a gestire dei dati inerenti la privacy dei cittadini europei, a prescindere dalla sua sede ufficiale. 

L’introduzione del GDPR nasce dall’esigenza di garantire regole uniformi per tutti gli Stati membri, superando le differenze applicative della precedente direttiva europea del 1995.

Gli obiettivi principali che hanno portato al nuovo quadro normativo sono due: da un lato tutelare i cittadini in un contesto sempre più digitalizzato, dall’altro favorire la libera circolazione dei dati in Europa.

Quest’ultimo aspetto si rivela fondamentale per favorire un mercato unico, predisponendo una semplificazione a livello burocratico: le aziende si trovano a relazionarsi con una sola normativa e non una per ogni Paese che fa parte dell’Unione.

Per le aziende, il GDPR ha significato un vero e proprio cambio di passo: non un semplice adempimento formale, ma l’adozione di procedure concrete, pur lasciate all’accountability del titolare del trattamento, per garantire la protezione dei dati in ogni fase del trattamento. Andrebbe perciò sempre inteso come un’opportunità e una forma di tutela dei diritti.

Le novità più rilevanti del GDPR

Tra le novità più rilevanti introdotte nel GDPR si annoverano quelle seguenti:

• il principio dell’accountability, che responsabilizza direttamente aziende e organizzazioni;
• il diritto alla portabilità dei dati, che consente all’interessato (il legittimo proprietario dei dati) di trasferirli da un titolare a un altro;
• l’obbligo di notifica delle violazioni (data breach) entro 72 ore all’autorità di controllo (Garante della protezione dei dati personali);
• l’obbligo (in alcuni casi) di nomina di un Responsabile per la tutela dei dati;
• ampliamento dei diritti posti sotto tutela (maggior controllo ,per le persone, sui propri dati personali).

Detto ciò, il cuore del GDPR si basa su alcuni principi cardine che orientano il trattamento dei dati personali. Si tratta di criteri a cui ogni organizzazione, per risultare conforme, deve attenersi.

I principi fondamentali del GDPR

Di seguito riportiamo una panoramica dei principi che stanno alla base del GDPR, i quali hanno un impatto diretto sulla quotidianità delle imprese. Significa, ad esempio, evitare di diffondere informazioni sensibili attraverso canali insicuri (chat personali, fogli cartacei, e-mail non protette) e garantire che ogni passaggio sia tracciabile. Ecco di quali si tratta:

• trasparenza e correttezza: i dati devono essere trattati in modo chiaro e comprensibile per gli interessati, affinché costoro possano esprimere con consapevolezza se dare oppure no il consenso al loro utilizzo;
• liceità: alla base del trattamento dei dati è necessario che vi sia una base giuridica adeguata;
• definizione delle finalità: l’utilizzo dei dati non è ammesso “a prescindere”, e dunque sempre e comunque, ma solo per gli scopi dichiarati al momento della raccolta;
• utilizzo dei dati strettamente necessari: si devono raccogliere solo i dati che davvero servono per le finalità indicate;
• esattezza: i dati devono essere aggiornati e accurati; se errati, devono essere corretti;
• limitazione per quanto concerne la conservazione: i dati devono essere custoditi per il tempo in cui vige un dato progetto, o più in generale la finalità del trattamento, e non dopo che sono stati centrati gli obiettivi concordati;
• riservatezza: i dati devono essere protetti con misure tecniche e organizzative adeguate contro gli accessi illeciti;
• integrità: i dati non possono essere modificati, devono rimanere integri;
• disponibilità: i dati devono poter essere acceduti dagli interessati, per l’esercizio dei propri diritti (verifica, rettifica, ecc.)
• accountability per il titolare del trattamento: le imprese devono essere responsabilmente in linea con la normativa e lo devono poter dimostrare, fornendo dei documenti che lo attestino.

In questo scenario, le comunicazioni interne – che interessano periodicamente e spesso persino quotidianamente i dati dei dipendenti – devono essere gestite con attenzione, attraverso strumenti dedicati e sicuri. Il rischio, diversamente, è il mancato rispetto della normativa comunitaria e l’esposizione a sanzioni.

Privacy e GDPR: quali sono i dati posti sotto tutela

I dati tutelati dal GDPR sono tutti quelli che interessano le persone fisiche, nella fattispecie qualsiasi informazione che permetta di identificare una persona fisica: non solo nome e cognome. Nello specifico sono oggetto di tutela della privacy, nel GDPR:

• informazioni anagrafiche;
• informazioni di contatto come indirizzi, numeri di telefono, indirizzi e-mail;
• dati contrattuali, inclusi quelli inseriti nelle buste paga come quelli inerenti lo stipendio, i contributi, il TFR;
• altre informazioni inerenti presenze, turni di lavoro, ferie e permessi;
• note disciplinari;
• informative riservate;
• credenziali di accesso ai device e alle soluzioni telematiche aziendali;
• eventuale tracciamento geografico degli spostamenti, anche su mezzi aziendali;
• eventuale riconoscimento biometrico,
• dati particolari (o dati sensibili, secondo una precedente terminologia), quali quelli sanitari o sindacali, che richiedono ulteriori cautele, così come per alcune altre categorie sopra elencate.

Gli obblighi per le agenzie di espressi: l’importanza di dotarsi di strumenti adeguati

Come incide il GDPR su un’agenzia di corrieri espressi? Ogni comunicazione che riguarda dipendenti, flotte, pianificazione o gestione HR deve rispettare quanto disciplinato nel quadro normativo.

Gli obblighi sono tutt’altro che teorici. Il datore di lavoro deve:

• fornire un’informativa chiara ai dipendenti in merito al trattamento dei dati;
• adottare misure tecniche e organizzative adeguate per tutelare la privacy;
• garantire la tracciabilità, la liceità e la trasparenza delle comunicazioni interne;
• nominare un Data Protection Officer (DPO) qualora i dati personali siano trattati su larga scala, in presenza di dati sensibili (o se l’azienda è un ente pubblico).

Un punto particolarmente cruciale è la gestione delle comunicazioni interne, dove messaggi su chat personali, fogli Excel condivisi senza protezioni adeguate o e-mail non cifrate espongono l’azienda a rischi elevati.

I più comuni sono violazioni di dati, sanzioni amministrative (fino a 20 milioni di euro o il 4% del fatturato) e perdita di fiducia da parte dei collaboratori e degli stakeholder.

Gestione delle comunicazioni interne: come funziona con AlveApp

Il rispetto della normativa andrebbe sempre inteso non solo come un dovere legale, ma soprattutto come una leva di efficienza e reputazione aziendale.

Questo tipo di approccio richiede strumenti ad hoc, come AlveApp: il gestionale per corrieri espressi sviluppato da Wondersys.

Tra le sue funzionalità più interessanti troviamo quella di inviare le comunicazioni con conferma di lettura, in linea con le disposizioni del GDPR, tutto questo attraverso un canale aziendale unico. Il risultato è un pieno rispetto della privacy e, al tempo stesso, una semplificazione dell’operatività.

Questi i servizi che mette a disposizione AlveApp per la gestione delle comunicazioni interne, in conformità con il GDPR:

• messaggistica aziendale integrata: bacheca in cui vengono condivisi i messaggi di driver e personale. L’invio di comunicazioni operative, note di servizio o cambi turno può essere fatto a tutto il personale, a gruppi di collaboratori oppure al singolo dipendente, allegando documenti e richiedendo conferma della lettura. Ciò rende la comunicazione non solo a norma, ma anche più veloce, precisa ed efficace;
• PIN personale per la conferma di lettura: i dipendenti, per confermare la lettura del documento, devono inserire un PIN personale. Questa soluzione assicura la piena tracciabilità delle comunicazioni;
• dashboard che contiene lo storico completo dei messaggi: ogni comunicazione è tracciata e risulta accessibile con facilità. Ciò si rivela utile anche in caso di controllo da parte delle autorità competenti.

Per i corrieri espressi, AlveApp rappresenta quindi un alleato strategico. In che modo? Agevolando la gestione quotidiana e offrendo garanzie di sicurezza e tracciabilità che permettono di affrontare con serenità le misure tecnico-organizzative richieste dal GDPR, pur  rimanendo inevitabilmente a carico del titolare del trattamento le responsabilità legate agli aspetti giuridici, sopra menzionati, del Regolamento e della disciplina giuslavoristica.

Ti piacerebbe scoprire qualcosa di più su come gestire in modo più semplice ed efficiente le comunicazioni interne, in linea con le disposizioni del GDPR? Contattaci per ricevere maggiori informazioni su AlveApp, il software gestionale per corrieri espressi griffato Wondersys. Ci trovi alla mail info@alveapp.it oppure al numero di telefono +39 0586 425860

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