Monitoraggio dello stato dei mezzi: il valore aggiunto di un giornale di bordo

Il monitoraggio dello stato dei mezzi rappresenta un fattore cruciale per qualsiasi realtà attiva nella logistica di ultimo miglio.

Si tratta di un’attività che richiede standard di alta precisione, capacità di problem solving, una vision chiara a livello sia micro (singolo veicolo) che macro (efficienza e disponibilità del parco mezzi nel suo insieme).

Dotarsi degli strumenti giusti, nell’epoca della digitalizzazione, appare imprescindibile e in questo contesto il giornale di bordo di AlveApp si configura come una risorsa strategica capace di fare la differenza sotto diversi punti di vista. 

Scopriamo insieme qualcosa di più, analizzando di cosa si tratta e quali sono i vantaggi per le agenzie di espressi.

Giornale di bordo: significato e peculiarità

Nel linguaggio comune, il giornale di bordo viene solitamente associato al mondo della nautica o dell’aviazione, seppure non in via esclusiva. 

Parliamo infatti di uno strumento che trova applicazione anche presso la logistica contemporanea, dove assume un ruolo centrale nella gestione operativa dei mezzi nonché nella comunicazione tra conducenti e fleet manager.

Ma cosa si intende, esattamente, per giornale di bordo? Si tratta di un documento, per la precisione un registro, dove si annotano le informazioni rilevanti dei mezzi di trasporto. Ecco alcuni esempi:

• presa in carico del mezzo;
• carburante e chilometraggio;
• eventuali problemi tecnici;
• segnalazioni da parte dei driver;
• incidenti o anomalie riscontrate durante l’utilizzo del veicolo.

Tutte queste operazioni spesso vengono fatte utilizzando dei fogli cartacei compilati a mano, dove l’incomprensione è dietro l’angolo. Basta un errore di trascrizione o una grafia poco chiara per andare incontro a fraintendimenti. Molte agenzie di espressi impiegano, nel migliore dei casi, dei programmi che però non sono predisposti allo scopo, come Word oppure Excel.

Un vero peccato visto che la trasformazione digitale sta rendendo possibile una gestione più strutturata, sicura e con aggiornamenti in tempo reale. Con benefici concreti per le realtà che operano nella logistica di ultimo miglio, attive in un contesto dinamico, dove le variazioni sono all’ordine del giorno.

Come funziona la pianificazione dei turni: una panoramica

La pianificazione dei turni rappresenta un’attività strategica finalizzata a massimizzare puntualità ed efficienza, contenendo i costi e ottimizzando l’uso delle risorse.

In cosa consiste? Una volta definite le rotte che nell’arco di una o più settimane si prevede di dover soddisfare, si prende nota della disponibilità del personale in base al tipo di contratto stilato con ogni singola risorsa nonché alla luce di eventuali permessi e ferie. Si stabilisce dunque chi lavora e quando.

A questo punto viene generato un piano di base per ogni giorno della settimana. Quando il piano è confermato, si può procedere all’assegnazione dei mezzi ai driver, sempre con una cadenza giorno per giorno. 

Si cerca di fare in modo che ogni driver possa utilizzare lo stesso mezzo su più giorni, quando possibile almeno, così da ottimizzare la gestione delle risorse sia tecniche che umane. Nulla vieta di correggere in base a quanto avviene in corso d’opera.

Il giornale di bordo digitale di AlveApp

Un gestionale per corrieri espressi come AlveApp consente di approntare una gestione efficace della pianificazione dei turni dei driver: questa pianificazione si interfaccia poi col monitoraggio dello stato dei mezzi, alla base del quale c’è il giornale di bordo (o diario di bordo o logbook).

Si tratta di uno strumento che consente di mantenere un controllo costantemente aggiornato e preciso dello stato dei mezzi, assicurando la piena sicurezza dei veicoli, a fronte di una semplificazione della comunicazioni tra le parti interessate.

Come funziona il giornale di bordo di AlveApp

Vediamo ora passo passo come funziona il giornale di bordo di AlveApp. Ecco cosa è possibile fare:

• I driver possono segnalare ogni giorno la condizione del mezzo direttamente dalla piattaforma, utilizzando il proprio cellulare. Il programma gestionale li guida passo passo nella compilazione, così da raccogliere tutti i dati necessari, senza dimenticarne nemmeno uno. I driver inseriscono le informazioni in merito a:
  • chilometraggio del mezzo;
  • livello di carburante;
  • eventuali anomalie o danni.

• I driver non si limitano a offrire un punto di vista: devono allegare delle fotografie e quindi documentare quanto affermano. Anche per questo compito non devono fare altro che accedere al giornale di bordo di AlveApp tramite il proprio smartphone. Le immagini tornano utili, inoltre, in presenza di controversie nonché per il recupero delle franchigie qualora vi fossero davvero dei danni.
• Gli operatori del back-office possono effettuare controlli sui mezzi avvalendosi di questa funzionalità. Foto e reportistica testuale garantiscono una raccolta di informazioni esaustiva.
• Le comunicazioni vengono tracciate a 360°, con le condizioni del veicolo aggiornate in tempo reale, senza dover adoperare canali di comunicazione meno precisi e che è facile possano provocare problemi e incomprensioni.

I vantaggi operativi per i corrieri espressi

Il giornale di bordo assume una funzione strategica nella logistica contemporanea. Permette infatti di mantenere un controllo continuo e aggiornato sullo stato di ogni veicolo, raccogliendo i dati necessari a prevenire possibili guasti, ottimizzare i tragitti e migliorare la sicurezza dei driver.

Inoltre, offre uno storico dei dati consultabile che può tornare utile in caso di controversie, verifiche interne o per scopi di audit. Non è quindi soltanto uno strumento di “registrazione”, ma un vero e proprio alleato per una gestione intelligente della flotta aziendale, in grado di migliorare efficienza, trasparenza e capacità decisionale.

I vantaggi di questa funzione di un gestionale per corrieri espressi come AlveApp sono molteplici e tutti di nota. Questi i più rilevanti:

• risparmio di tempo per il monitoraggio dei mezzi;
• ottimizzazione delle comunicazioni tra tutti gli attori coinvolti, in termini sia di quantità che di qualità (poche interazioni ma mirate ed esaustive);
• il processo risulta completamente sotto controllo e dà modo di registrare i cambiamenti che si rivelano necessari in corso d’opera;
• ottimizzazione delle risorse del core business;
• soddisfazione maggiore per il cliente finale, che non può percepire la complessità del processo che sta dietro la consegna, ma si avvantaggia di un’efficienza operativa superiore.

Infine, ma non meno importante, il giornale di bordo di AlveApp è una funzione che interagisce in maniera sinergica con le altre predisposte all’interno del software gestionale. L’agenzia di espressi fruisce questa funzione in una vision dove ogni aspetto operativo risulta ottimizzato.

Ti piacerebbe ricevere maggiori informazioni su come monitorare lo stato dei mezzi con AlveApp all’interno della tua agenzia di corrieri espressi? Contattaci alla mail info@alveapp.it oppure al numero di telefono +39 0586 425860: saremo lieti di rispondere a ogni tua domanda.